Бизнесу рекомендовано начать подготовку к переходу на ЭПД уже сейчас, чтобы избежать штрафов и сбоев поставок

Бизнесу рекомендовано начать подготовку к переходу на ЭПД уже сейчас, чтобы избежать штрафов и сбоев поставок. С 1 сентября 2026 года в России вступают в силу масштабные изменения: все участники грузоперевозок обязаны полностью перейти на электронные перевозочные документы (ЭПД). Бумажные транспортные накладные, заказы-наряды и другие документы утратят юридическую силу. Это касается не только транспортных и логистических компаний, но и грузоотправителей, грузополучателей и экспедиторов.

Теоретически под новые требования могут попасть до 95 % предприятий (по кодам ОКВЭД), однако на практике в 2025 году грузоперевозки с оформлением документов оплачивала примерно треть компаний — около 31 %. Теперь переход станет обязательным для всех.

Что меняется с 1 сентября 2026 года

С этой даты все перевозочные документы должны оформляться исключительно в электронном виде через аккредитованных операторов ЭПД и передаваться в государственную информационную систему ГИС ЭПД.

Обязательные электронные документы включают:

• Транспортную накладную (ЭТрН)
• Заказ (заявку) на перевозку
• Экспедиторские документы
• Железнодорожную накладную
• Грузовую накладную при авиаперевозках

Документы будут состоять из отдельных титулов (Т1 — грузоотправитель, Т2 — перевозчик, Т3 — грузополучатель и т.д.), которые подписываются электронной подписью и обмениваются через операторов.

Стоимость перехода на ЭПД

Затраты зависят от масштаба бизнеса:

• Для малого бизнеса (до 600 документов в год) — от 3–4 тысяч рублей + тарифы операторов (5–7 тысяч рублей за документ).
• Для средней компании — от 50 до 150 тысяч рублей.
• Для крупного бизнеса (от 20 рейсов в день) — около 300 тысяч рублей и выше.

Дополнительные расходы обычно возникают на:

• Приобретение или аренду планшетов и мобильных устройств для водителей
• Обучение сотрудников работе с новой системой
• Интеграцию ЭПД с внутренним учётом и ERP-системами

Основные риски перехода

• Отсутствие устойчивого мобильного интернета в точках погрузки/разгрузки (особенно в регионах)
• Технические сбои при подписании титулов
• Штрафы за несвоевременное подписание электронных накладных по договорам с контрагентами
• Приостановка поставок из-за невозможности подтвердить перевозку
• Риски для грузополучателей, которые не участвуют в договоре перевозки, но должны подписывать титулы

Эксперты единодушны: чем раньше компания начнёт подготовку, тем ниже будут риски и затраты.

Что нужно сделать бизнесу уже сейчас

1. Выбрать аккредитованного оператора ЭПД (реестр опубликован на сайте Минтранса).
2. Получить квалифицированную электронную подпись (КЭП) для руководителя и сотрудников.
3. Настроить обмен документами через ГИС ЭПД.
4. Обучить водителей и логистов работе с мобильным приложением.
5. Проработать нештатные сценарии (отсутствие связи, отказ грузополучателя от подписания и т.д.).
6. Пересмотреть договоры с контрагентами с учётом новых требований к ЭПД.

СТЕЛ Смарт Транзин Европа Логистик уже помогает клиентам готовиться к переходу на ЭПД в рамках комплексного аутсорсинга ВЭД и таможенного оформления. Мы учитываем новые требования при планировании международной логистики и организации вывоза санкционной продукции и оборудования, чтобы избежать сбоев в цепочках поставок.