ЧЕК-ЛИСТ: Что проверить в инвойсе, чтобы не застрять на таможне

ЧЕК-ЛИСТ: Что проверить в инвойсе, чтобы не застрять на таможне. Одна мелкая ошибка в коммерческом инвойсе — и вот уже задержка выпуска, доплаты, штрафы или даже возврат груза.
Сохраните этот чек-лист и используйте его при каждой проверке инвойса от поставщика.

1. Шапка документа (реквизиты сторон)

• Полное официальное юридическое название продавца и покупателя (точно как в контракте и регистрационных документах)
• Полные адреса обеих сторон (юридический и фактический)
• Номер и дата инвойса (должны быть уникальными, без дублей)
• Номер и дата контракта (если применимо)

2. Описание товара

• Нет общих фраз типа «parts», «equipment», «components», «machinery»
• Детальное описание на английском: марка, модель, артикул, технические характеристики, материал, назначение
  Пример правильного: «Electric centrifugal pump, Grundfos NB 50-125/130, power 5.5 kW, 2900 rpm, cast iron body»
• Описание совпадает с упаковочным листом, спецификацией и сертификатами

3. Коды ТН ВЭД

• Поставщик указал свой вариант кода (лучше в отдельной графе)
• Вы сверяете его со своим классификационным решением / предварительным решением ФТС
• Любое расхождение — красный флаг! Это самая частая причина доначислений и штрафов

4. Количество и единицы измерения

• Чёткие единицы: шт, кг, м, м², л, комплект и т.д.
• Никаких «packs», «boxes», «sets» без расшифровки, что именно внутри
• Количество и вес (нетто/брутто) совпадают с упаковочным листом и маркировкой на таре

5. Стоимость

• Цена за единицу и итоговая сумма по каждой позиции
• Общая сумма инвойса (с указанием валюты: USD, EUR, CNY и т.д.)
• Валюта совпадает с валютой контракта и платёжными документами

6. Условия поставки (Incoterms)

• Чётко прописаны: EXW, FCA, FOB, CIF, DAP и т.д. + конкретное место (порт, город)
• Условие соответствует тому, что реально было согласовано (от этого зависит база расчёта таможенной стоимости)

7. Прочие обязательные отметки

• Страна происхождения (Country of Origin) — для каждой позиции или группы товаров
• Если товар б/у — обязательно пометка «used», «second hand», «reconditioned»
• Вес нетто / вес брутто по каждой позиции и общий
• Количество мест, вид упаковки (pallets, boxes, crates и т.д.)
• Номер контейнера / пломбы (если морская отправка)

Главный лайфхак от STEL

Создайте собственный шаблон инвойса (на английском + дублирующие поля на русском) и прикрепляйте его к каждому новому контракту как обязательное приложение.
В шаблоне сразу пропишите все обязательные поля и примеры правильного заполнения.
Поставщик будет заполнять по вашему шаблону → вероятность ошибок падает в разы.

STEL Freight Forwarder всегда проверяет инвойс по этому чек-листу перед отправкой груза.
Если хотите, чтобы мы взяли на себя проверку документов, таможенное оформление и всю логистику — напишите или позвоните.

Сохраните чек-лист и используйте при каждой поставке — это реально спасает время и деньги.