ФНС разъяснила, как перейти на электронные перевозочные документы

ФНС разъяснила, как перейти на электронные перевозочные документы. Федеральная налоговая служба в Информации от 26 января 2026 года напомнила о переходе на электронные перевозочные документы (ЭПД). С 1 сентября 2026 года все участники перевозок — независимо от сферы деятельности и формы собственности — обязаны оформлять в электронном виде:

• транспортные накладные
• заказы (заявки) на перевозку
• экспедиторские документы
• железнодорожные накладные
• грузовые накладные при авиаперевозках

Это требование распространяется на все виды транспорта (авто, ж/д, авиа, мультимодальные схемы) и касается как внутренних, так и международных перевозок, включая транзит по ЕАЭС.

Переход на ЭПД — часть цифровизации международной логистики и упрощения таможенного оформления. Документы будут передаваться через ГИС ЭПД (Государственную информационную систему электронных перевозочных документов).

Шаги перехода на электронные перевозочные документы

ФНС приводит чёткую последовательность действий.

1. Получение квалифицированной электронной подписи (КЭП)

• Руководитель организации или индивидуальный предприниматель должен иметь действующую КЭП (квалифицированная электронная подпись).
• Сотрудники, которые будут подписывать документы от имени компании, получают машиночитаемую доверенность (МЧД) в формате XML, подписанную КЭП руководителя.

2. Подключение к аккредитованному оператору ИС ЭПД

• Выбрать одного из аккредитованных операторов электронного документооборота (перечень размещён на сайте Минтранса России).
• Заключить договор с оператором.
• Оператор обеспечивает передачу ЭПД между участниками перевозки (грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель) и в ГИС ЭПД.

3. Настройка доступа и ролей в сервисе оператора

• Предоставить доступ к личному кабинету оператора для сотрудников компании.
• Назначить администратора системы (обычно это ответственный за документооборот).
• При необходимости подключить водителей (для мобильного приложения, где они подтверждают приём/сдачу груза).

Сроки и последствия несоблюдения

• Обязательный переход — с 1 сентября 2026 года.
• До этой даты можно оформлять документы как в бумажном, так и в электронном виде.
• С сентября 2026 года бумажные перевозочные документы не будут признаваться для целей налогового и бухгалтерского учёта (за исключением отдельных исключений, которые ФНС уточнит позже).

Несоблюдение требований приведёт к:

• отказу в налоговых вычетах НДС
• доначислениям по ст. 54.1 НК РФ
• штрафам за нарушение правил документооборота

Рекомендации для бизнеса

• Уже сейчас проверьте наличие действующей КЭП у руководителя.
• Если КЭП нет или истекает — обратитесь в удостоверяющий центр (например, ФНС, СКБ Контур, Тензор и др.).
• Выберите оператора ЭПД заранее (многие компании уже тестируют системы).
• Проведите обучение сотрудников и настройте процессы внутреннего контроля.
• Передайте переход на аутсорсинг ВЭД — это позволит избежать ошибок в настройке и интеграции.

Как STEL Freight Forwarder помогает с переходом на ЭПД

STEL Freight Forwarder предлагает полный аутсорсинг ВЭД и международную логистику с учётом новых требований:

• помощь в получении КЭП и оформлении машиночитаемых доверенностей
• выбор и подключение к аккредитованному оператору ИС ЭПД
• настройка доступа, назначение ролей и обучение сотрудников
• полное таможенное оформление с использованием электронных перевозочных документов
• оплата товара зарубеж с прозрачной цепочкой и правильным документооборотом
• сопровождение вывоза санкционной продукции и оборудования в соответствии с требованиями ГИС ЭПД

STEL берёт на себя всю техническую и организационную часть перехода, чтобы вы не получили штрафов и не потеряли вычеты НДС.

Если вы планируете переход на ЭПД или уже работаете с перевозками — напишите или позвоните. Подберём оператора, поможем с настройкой и возьмём на себя всю бюрократию под ключ.